Videokonferenzen - eigentlich einfach, oder?

Videokonferenzen sollten eigentlich selbsterklärend und einfach zu bedienen sein. Schließlich geht man davon aus, dass jeder ohne Schulung damit klarkommt.

Die Erfahrung der letzten Monate sagt mir allerdings, dass es bei dieser Annahme die eine oder andere Schwachstelle gibt.

Welche Konferenzlösung

Ich selbst verwende meistens Teams, es gibt mittlerweile aber reihenweise gute Videokonferenzlösungen. Die gute Nachricht: es ist weitgehend egal, welche Lösung man verwendet. Die grundlegenden Dinge, die man beachten sollte, sind immer gleich.

Client-Installation vs. Webbrowser

Die erste Entscheidung muss man treffen, wenn es darum geht, ob man den meistens angebotenen Client installiert (falls man das rechteseitig überhaupt auf dem verwendeten Computer darf) oder ob man den Webbrowser verwendet.

Wenn es um Leistung und Bequemlichkeit geht, ist der Client zwangsläufig immer die bessere Lösung, falls der Anbieter nicht wirklich alles falsch gemacht hat. Was der Webbrowser treibt läuft zwangsläufig über diverse Abstraktionslayer unterschiedlicher Softwarelösungen und kostet damit ordentlich Performance. Damit ist die Webversion nur eine Option, wenn ich a) weiß, dass ich das System nur einmalig oder sehr selten brauche oder b) man - wie oben erwähnt - rechteseitig keine andere Möglichkeit hat.

Internetverbindung

Ohne anständige Internetverbindung läuft bei Videokonferenzen gar nichts. wer glaubt eine angestaubte DSL-Verbindung Marke "Deutschland, dunkles Tal im hinteren Schwarzwald" reicht, wird ggf. eine böse Überraschung erleben. 

Microsoft spezifiziert für Teams-Videoanrufe (1:1) bei 720p Auflösung 1,2MBit, bei 1080p sogar 1,5MBit. Nimmt man eine Videokonferenz mit mehr Teilnehmern an, sieht man natürlich nicht von allen gleichzeitig das Bild in voller Auflösung, die Anforderungen steigen aber dennoch.

Wichtig an dieser Stelle ist die übliche Asynchronität von DSL und auch Kabelverbindungen: Ein DSL mit 100Mbit hat i.d.R. 10Mbit für den Rückweg (also von lokal ins Netz) - da darf nicht all zu viel anderes im Netz laufen, damit die Videokonferenz, mit z.B. 2 oder 3Mbit Beanspruchung ins Schleudern kommt.

In einem Büro kommen ggf. noch gleichzeitig mehrere Teilnehmer zusammen und schon hat man durchaus ein Problem.

Bandbreitenmanagement

Die o.g. Ausführung macht klar, dass man über das Thema Bandbreite nachdenken sollte. Nimmt man beispielsweise Teams, so wird oft ein Videochat gestartet und dann gibt einer der Teilnehmer seinen Bildschirm frei, um irgendwelche Inhalte zu präsentieren. Zum Einen kann man davon ausgehen, dass einen Bildschirmfreigabe signifikant weniger Bandbreite benötigt als ein Videobild, zum Anderen kann man festhalten, dass es in diesem Zustand relativ nutzlos ist, dass man die Videobilder der Beteiligten in klein unter dem Bildschirm sieht. Beenden die Teilnehmer ihre Videofreigabe, reduziert das die Bandbreite für alle so erheblich, dass man auch bei schlechteren Verbindungen neben hervorragender Sprachqualität auch eine flüssige Bildschirmfreigabe genießen kann.

Generell sollte man sich immer überlegen, ob ein Videobild im Moment sinnvoll ist oder nicht - gerade, wenn man sich im Firmennetzwerk die Gesamtbandbreite mit vielen anderen teilt.

Etikette in Videokonferenzen

Es gibt wenig Gelegenheiten, so nachhaltig in Fettnäpfchen zu trampeln wie in Videokonferenzen. Leider hat man das Gefühl, dass manchen Leute das als Herausforderung sehen.

Hier eine - garantiert unvollständige - Liste der No-gos:

• Unvorbereitet teilnehmen
  Wer davon ausgeht, mit einem ihm unbekannten Konferenzsystem 10 Sekunden vor Besprechungsbeginn den Login zu starten und pünktlich teilzunehmen, leidet entweder an gefährlicher Selbstüberschätzung oder hatte noch nie mit IT zu tun. Es geht immer etwas schief. Daher wird der Client (falls gewünscht) viel früher schon installiert und dann wenigstens mit 5 Minuten Vorlauf die Einwahl gemacht.
  
  
• Ohne Headset teilnehmen
  Die anderen Teilnehmer werden durch schlechte Sprachqualität und Rückkopplungen geplagt, der Verursacher versteht meist nicht gut, was die anderen sagen. Und: um es deutlich gesagt zu haben - auch die teuren Apple-Ohrstöpsel sind *kein* ernstzunehmendes Headset. Meiner Erfahrung nach gibt es nur einen Weg, eine vernünftige Sprachqualität für die anderen zu liefern - und der ist ein Mikrofon in der Nähe der Sprechquelle - sprich des Mundes.
  
  
• Aus dem Auto/in der Öffentlichkeit teilnehmen
  Es lässt sich nicht immer vermeiden, aber normalerweise sollte die Umgebung ruhig sein. Die anderen Teilnehmer brauchen kein Autobahnfeeling.
  Wenn man unterwegs teilnehmen muss, sollte man mit größter Sorgfalt auf Mikrofon-Disziplin achten (Stummschalten, wenn man nichts sagt)
  
  
• "dazwischenquatschen"/"niederquasseln"
  Videokonferenzen haben zwangsläufig eine gewisse Latenz: das was man sagt, hören die anderen erst mit ca. 1 Sekunde Verzögerung. Daher ist es hier besonders nervig, wenn sich manche Teilnehmer nicht beherrschen können und sich gegenseitig unterbrechen. Andererseits sollte der aktuelle Sprecher den anderen durch kurze Pausen auch die Möglichkeit geben Einwände/Ergänzungen einzubringen.
  
  
• keine Mikrofon-Disziplin halten/Nicht aufmerksam sein
  Wer gerade nichts sagt, schaltet sein Mikrofon stumm. Damit werden unnötige Nebengeräusche nicht übermittelt und die Störungen werden minimiert. Andererseits ist ein stummgeschaltetes Mikrofon kein Freibrief für Unaufmerksamkeit. Nichts ist schlimmer, als wenn eine angesprochene Person nicht reagiert und jedes Mal 10-20 Sekunden braucht, um die Stummschaltung aufzuheben und zu antworten oder zigfach angesprochen werden muss, bis sie reagiert.
  
  
• unerlaubte Aufzeichnung/mithören lassen
  Gerade bei Konferenzen denkt der eine oder andere, man könnte doch sicherheitshalber mal mitschneiden, was besprochen wird. Das ist genau dann in Ordnung, wenn die Teilnehmer informiert und einverstanden sind. Die meisten Lösungen bieten eingebaute derartige Funktionen nur in Verbindung mit einem deutlichen Hinweis für die Teilnehmer. Wer mit anderen Mitteln ohne das Wissen der Teilnehmer mitschneidet, bewegt sich ganz schnell in der Illegalität.
  Ähnlich sieht es aus, wenn man Dritte mithören lässt, ohne die Teilnehmer zu informieren.
  Ungeachtet der Rechtslage ist so etwas schlicht unanständig.